Sunday, July 4, 2010

Mengelola Website / Laman Organisasi - Yayasan


Website atau laman, merupakan salah satu perangkat komunikasi dan
sosialisasi suatu organisasi, lembaga, institusi atau yayasan.

Keberadaan laman kini juga sudah identik dengan eksistensi yayasan.
Jamak saya temui, kawan atau relasi baru yang bertanya tentang alamat
laman begitu kami berkenalan. "Websitenya apa?" atau "Profilnya bisa
didownload-kan?"

Saya sendiri terlibat dalam penyuntingan laman Yayasan Pengembangan Pendidikan dan Telematika Indonesia (YPPTI), silakan mampir di laman kami yppti.org

Sejak Januari 2010 saya mulai membantu menyusun rubrik, menulis dan
menyunting. Benar kata kawan-kawan yang memiliki jam terbang lebih
lama: salah satu penentu nafas sebuah laman adalah konsistensi update
posting serta materi yang selalu segar dan evaluasi terusa menerus.

Ini saya rasakan betul. Berkat berguru via browsing, Alhamdulillah,
respon positif makin meningkat. Paling tidak dari traffic dan jumlah
pengunjung.

Rata-rata pengakses dalam sehari mencapai 100 hit. Pernah satu ketika,
Rabu 30 Juni 2010 silam, pukul 12.45, hit mencapai 217 sekaligus he3.

Tentu ini belum bisa menjadi patokan kami berpuas diri dengan laman yppti.org

Belajar dari praktisi pengelola laman yang jauh berpengalaman, masukan
dari para sahabat dan sedikit berkaca dari pengalaman, berikut ini kisi-kisi
mengelola laman yayasan: 

1. Update, update dan update.
Informasi yang senantiasa baru menjadi magnet bagi pengunjung baru
untuk mampir dan menyimak materi laman. Pengunjung juga akan datang
lagi untuk mengikuti perkembangan baru. 

2. Profil yayasan
Laman yayasan tentu beda dengan portal berita semacam detik.Com atau
kompas. Com yang identik dengan berita. Laman ini memang pada
kodratnya untuk sosialisasi keberadaan yayasan, maka profil yayasan
mesti tampil dengan jelas, ringkas dan fokus.

Jika aktif di bidang bantuan pengungsi bencana alam, dan memiliki
kegiatan lapis kedua pemberdayaan ekonomi keluarga, lebih baik tidak
mencamtumkan status 'lembaga kemanusiaan' karena kurang fokus. Tulis
saja, 'lembaga bantuan pengungsi dan satgas bencana'.

Maka, untuk mengakomodir sosialisasi profil yang komplit, sediakan
 link ke Company Profil yayasan untuk melihat secara online dan juga link download Company Profil yayasan berformat PDF, Word atau PowerPoint. 

3. Aktivitas yayasan
Laman yayasan juga berfungsi sebagai dokumentasi lembaga. Setiap
kegiatan, seberapa kecilnya, mesti di-upload ke laman. Formatnya lebih
baik seperti hardnews berita yang ringkas, cukup 4-5 paragraf pendek
dengan satu angle.

Untuk angle yang lain dari satu kegiatan yang sama, misalnya terkait
materi detil, bisa dibuat berita lagi tersendiri. Ini laiknya berita
di portal berita.

Tulisan yang terlalu panjang dan terdiri dari beberapa cerita, kurang
cocok untuk di media online karena karakter pembacaan di internet yang
serba ringkas dan cepat.



4. Jadikan laman sebagai situs referensi
Caranya, buat beberapa rubrik pendukung seperti kumpulan artikel,
hasil riset dan dokumentasi laporan.

Sumber artikel bisa penulis internal yayasan, jaringan maupun blog dan
media massa. Tentu dengan mencantumkan sumbernya secara lengkap. Ini
terkait langsung dengan etika dan hak cipta. Lalai tidak menulis
sumber bisa meruntuhkan kredibiltas yayasan dan pengelola laman.


5. Jadikan laman sebagai kanal berita
Ini cara lain untuk menarik publik datang dan datang lagi. Mereka akan
datang lagi karena mengandalkan laman kita untuk mendapatkan kabar
terbaru.

Kanal berita yang saya maksud tentu saja berita yang terkait dengan
kegiatan yayasan.

Untuk yppti.Org, kanal berita tentang pendidikan kejuruan dan kabar
terbaru SMK di penjuru Indonesia. Sumber tulisan dari media massa
online maupun cetak yang memiliki website. Lantas dilakukan proses
penyuntingan dan nama media sumber tentu saja kami sebutkan.


6 Umpan balik
Laman juga mengakomodir komunikasi interkatif dengan pengunjung dan
stakeholder yayasan melalui box komentar dan buku tamu.

Fungsinya juga untuk mendapat umpan balik demi perkembangan positif
laman dan memperluas jaringan serta goodwil atau citra yayasan.


7 Sediakan link eksternal
Ini berfungsi untuk memudahkan pengunjung berselancar lebih lanjut.
Laman kami memiliki link ke situs Kementerian Pendidikan Nasional dan
unit-unit di bawah naungannya.

Juga Kemkominfo, Kelautan dan Perikanan, yayasan Indonesia Mengajar
serta laman salah satu sekolah dampingan kami, SMK Negeri Kelautan
Majene, Sulawesi Barat.

Juga blog para guru dan pemerhati pendidikan kejuruan.


8 Promosi
Gaul. Pengelola laman juga mesti bersosialisasi di dunia maya dan
dunia 'darat'. Ini untuk mempromosikan laman kita dan keberadaan
yayasan.

Kita mulai dengan berkunjung ke laman sejenis atau blog pemerhati tema
yang sama dengan situs yayasan kita. Laman LSM lingkungan tentu
berkunjung ke laman dan blog pecinta lingkungan, perusahaan pro-hijau,
dan komunitas maya lainnya. Isi buku tamu, komentar yang bukan sekedar
'one liner' dan tinggalkan alamat website qe3

Promosi juga merangsek ke jejaring situs sosial semacam FB dan
twitter. Buat status terkait update laman dan tulislah note/catatan
yang terhubung ke laman atau salah satu postingan di laman kita.


Cara jitu lainnya adalah menulis artikel di situs sosial lainnya
seperti kompasiana, blog dagdigdug, u-report nya Vivanews.Com, blog
kita sendiri atau situs citizen jurnalism lainnya. Rajin pula menulis thread di milis yang kita ikuti plus di kaskus.us he3

Buat artikel yang menarik, lampirkan link ke laman dan cantumkan
status spesifik kita sebagai pengelola laman yayasan, misalnya selaku
manajer program, manajer komunikasi dan kampanye,penyunting,editor-online dll.

Jumlah pengakses yang relatif tinggi di situs media sosial, sangat potensial 'merembes' pula ke laman kita =)

Tentu saja, kisi-kisi ini masih perlu ditambah. Yok ayok berbagi pengalaman he3 Trims sebelumnya.

Salam dari Jakarta, tabik dari Jogja
*diposting dari Nokia 9300, an useful and budget-friendly gadget  =D

2 comments:

  1. terima kasih tipsnya mas, gambarnya juga keren mas...

    ReplyDelete
  2. @ buret: sama-sama, posting ini sekalian review dan rekonstruksi belajar ngedit, bantuin ngelola dan blogging =D

    ReplyDelete

LinkWithin

Related Posts with Thumbnails